Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

1. Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del Sitio es Robotics 4.0 SAS, sociedad colombiana con domicilio principal en el municipio de Chía, departamento de Cundinamarca, República de Colombia (laboratorio GHRLAB).

Canales de contacto del Responsable del Tratamiento: correo electrónico contacto@robotics40.com para solicitudes generales, correo electrónico web_master_r40@robotics40.com para asuntos técnicos del Sitio, y teléfono +57 311 307 0520.

2. Marco Legal Aplicable

Esta Política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho fundamental de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos; en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales"; en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013; y en las demás normas que los desarrollen, modifiquen o sustituyan, incluyendo las directrices emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en su calidad de autoridad de protección de datos personales en Colombia.

3. Datos Personales que Recolectamos

A través del Sitio, Robotics 4.0 puede recolectar las siguientes categorías de datos personales, dependiendo de la forma en que el Usuario interactúe con el Sitio:

(a) Datos suministrados a través del formulario de contacto: nombre completo, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa u organización (dato opcional), área de interés seleccionada, y el contenido del mensaje escrito por el Usuario.

(b) Datos de cuenta y gestión de roles: en caso de que el Usuario cree una cuenta en el Sitio, se recolectan su nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada) y, cuando corresponda, la información necesaria para verificar la adquisición de un producto o servicio y asignar el rol de acceso correspondiente (Usuario Registrado o Cliente), incluyendo el histórico de productos o servicios adquiridos asociados a la cuenta.

(c) Datos derivados de la interacción con el Asistente Virtual: el contenido de las consultas y mensajes escritos por el Usuario durante la conversación con el chatbot, incluyendo aquellas preguntas que el sistema no logre responder satisfactoriamente y que puedan quedar registradas con el propósito de mejorar progresivamente sus respuestas.

(d) Datos de navegación: información técnica generada automáticamente durante la navegación en el Sitio, tal como la página visitada, la fecha y hora de acceso, y, en general, los datos habituales de tráfico web recolectados por la infraestructura técnica del Sitio.

Robotics 4.0 no solicita ni recolecta, a través del Sitio, categorías especiales o sensibles de datos personales (tales como datos relativos a la salud, origen racial o étnico, convicciones religiosas o políticas, entre otras), y solicita a los Usuarios abstenerse de incluir este tipo de información en el formulario de contacto o en las conversaciones con el Asistente Virtual.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recolectados a través del Sitio serán utilizados por Robotics 4.0 para las siguientes finalidades:

(a) Atender, gestionar y dar respuesta a las solicitudes de información, cotización o asesoría comercial formuladas por el Usuario a través del formulario de contacto.

(b) Contactar al Usuario por correo electrónico, teléfono o cualquier otro medio suministrado, con el fin de dar continuidad al proceso comercial iniciado por el Usuario.

(c) Crear, administrar y autenticar cuentas de usuario, así como asignar, verificar y gestionar los roles y niveles de acceso diferenciados (Usuario Registrado o Cliente) según los productos o servicios efectivamente adquiridos, incluyendo el otorgamiento o revocación de acceso a los Recursos Reservados descritos en los Términos y Condiciones de Uso.

(d) Operar, mantener y mejorar el Asistente Virtual, incluyendo el análisis de preguntas no resueltas satisfactoriamente para ampliar y corregir progresivamente su base de conocimiento.

(e) Enviar comunicaciones informativas o comerciales relacionadas con los productos, servicios, cursos y novedades de Robotics 4.0, cuando el Usuario lo haya autorizado expresamente para ello.

(f) Realizar análisis estadísticos internos sobre el uso y funcionamiento del Sitio, con fines de mejora continua.

(g) Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables a Robotics 4.0.

(h) Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.

5. Autorización del Titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. En el caso del formulario de contacto, dicha autorización se obtiene de manera expresa al momento de su diligenciamiento y envío. En el caso de la navegación general del Sitio y la interacción con el Asistente Virtual, el Usuario otorga su autorización mediante la aceptación de la presente Política y de los Términos y Condiciones de Uso, en los términos descritos en dichos documentos.

El Titular podrá revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión de sus datos personales en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que impida su eliminación inmediata, conforme se explica en la Cláusula 10 de esta Política.

6. Uso de Cookies y Tecnologías Similares

El Sitio puede utilizar cookies y tecnologías de almacenamiento local similares, con el propósito de garantizar el correcto funcionamiento técnico del Sitio, recordar preferencias de navegación y, cuando aplique, realizar análisis estadísticos agregados sobre el uso del Sitio.

El Usuario puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies; sin embargo, ello podría afectar el correcto funcionamiento de algunas secciones o funcionalidades del Sitio.

7. Compartición de Datos con Terceros

Robotics 4.0 no vende, alquila ni comercializa los datos personales de los Usuarios con terceros para fines publicitarios ajenos a su propia actividad comercial.

No obstante, Robotics 4.0 podrá compartir datos personales con: (a) proveedores de servicios tecnológicos que presten servicios de infraestructura, alojamiento (hosting) o soporte técnico al Sitio, quienes actuarán como Encargados del Tratamiento bajo las instrucciones de Robotics 4.0 y sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad; (b) asesores legales, contables o financieros de la Empresa, cuando ello resulte necesario para la debida gestión del negocio; y (c) autoridades judiciales, administrativas o de policía, cuando medie requerimiento legal válido para ello.

8. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos

En caso de que Robotics 4.0 utilice proveedores de infraestructura tecnológica o servicios en la nube ubicados fuera del territorio colombiano, podrá tener lugar una transmisión o transferencia internacional de datos personales. En tales casos, Robotics 4.0 adoptará las medidas razonablemente disponibles para que dicho tratamiento se realice con observancia de los principios y estándares de protección de datos exigidos por la legislación colombiana, incluyendo, cuando corresponda, la suscripción de cláusulas contractuales u otros mecanismos idóneos con los respectivos proveedores.

9. Seguridad de la Información

Robotics 4.0 implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales, orientadas a proteger los datos personales bajo su tratamiento contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación, de conformidad con los estándares generalmente aceptados en la industria y con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.

No obstante lo anterior, el Usuario reconoce que ningún sistema de transmisión o almacenamiento de información a través de Internet es absolutamente infalible, por lo que Robotics 4.0 no puede garantizar la seguridad absoluta de la información transmitida a través del Sitio.

10. Conservación de los Datos Personales

Los datos personales recolectados a través del formulario de contacto serán conservados durante el tiempo que resulte razonablemente necesario para atender la solicitud del Usuario y para el desarrollo de la relación comercial que eventualmente se derive de dicho contacto, y con posterioridad, durante los términos de conservación documental exigidos por la normativa comercial, tributaria y contable aplicable en Colombia.

Los datos de cuenta (incluyendo el histórico de productos o servicios adquiridos y el rol de acceso asignado) se conservarán mientras la cuenta del Usuario Registrado o Cliente permanezca activa, y durante el término adicional que resulte razonablemente necesario tras su cancelación para atender obligaciones de garantía, soporte técnico o requerimientos legales, contables o tributarios aplicables.

Las conversaciones sostenidas con el Asistente Virtual, así como las preguntas no resueltas satisfactoriamente que se almacenen con fines de mejora del servicio, serán conservadas por el tiempo razonablemente necesario para dicha finalidad, y podrán ser eliminadas o anonimizadas periódicamente a criterio de Robotics 4.0.

11. Derechos de los Titulares de Datos Personales

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular de datos personales tiene derecho a:

(a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento, en particular tratándose de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

(b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, conforme a lo previsto en la ley.

(c) Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

(d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen o complementen, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

(e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, sin perjuicio de las excepciones legales que impidan dicha supresión.

(f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

12. Procedimiento para Ejercer sus Derechos

El Titular de los datos personales, sus causahabientes, su representante o apoderado, podrán ejercer los derechos descritos en la Cláusula 11 mediante el envío de una comunicación escrita al correo electrónico contacto@robotics40.com, indicando de manera clara y precisa: (i) su nombre completo y datos de contacto; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo; (iii) los documentos que se pretendan hacer valer, si los hubiere; y (iv) el derecho que se desea ejercer.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Menores de Edad

El Sitio y los servicios de Robotics 4.0 están dirigidos a personas mayores de edad y a empresas o instituciones que actúan a través de sus representantes debidamente facultados. Robotics 4.0 no recolecta de manera consciente o intencional datos personales de menores de edad a través del formulario de contacto ni del Asistente Virtual. Si un padre, madre o representante legal tiene conocimiento de que un menor de edad ha suministrado datos personales a través del Sitio sin la debida autorización, podrá contactar a Robotics 4.0 a través de los canales indicados en esta Política para solicitar su eliminación.

14. Cambios a esta Política

Robotics 4.0 podrá modificar la presente Política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales o a cambios en sus prácticas de tratamiento de datos personales. Toda modificación sustancial será publicada en el Sitio, indicando la fecha de la última actualización en la parte superior de este documento. Se recomienda al Usuario revisar periódicamente esta Política.

15. Autoridad de Control

La autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante la cual el Titular podrá presentar las quejas o reclamos que estime pertinentes, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo directo ante Robotics 4.0, en los términos descritos en la Cláusula 12 de esta Política.

16. Contacto

Para cualquier pregunta, solicitud o ejercicio de derechos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, el Titular puede comunicarse con Robotics 4.0 a través del correo electrónico contacto@robotics40.com, o del correo electrónico web_master_r40@robotics40.com para asuntos técnicos relacionados con el Sitio, o al número telefónico +57 311 307 0520.